清凉书屋格式刷的妙用
在使用微软Office套装系列软件的时候，不知你是否注意到常用工具栏中靠着粘贴按钮的那把“小刷子”，它的学名叫“格式刷”，主要用于Word文档、Excel工作表的快速格式化。在Office家族中，除了Word、Excel，在Powerpoint和Access中也都有它的一席之地。
格式刷实际上是一种特殊的复制、粘贴工具，主要用于对字符、段落和单元格的格式化。其工作原理是将已设定好的样本格式快速复制到文档或工作表中需设置此格式的其它部分，使之自动与样本格式一致。在进行版面格式的编排时，使用格式刷可以避免大量的重复性操作。大大提高工作效率。
字符格式的快速复制
字符格式是指对文字、标点和各种特殊符号进行字体、字形、字号、颜色和效果等的设置，对字符进行格式化的简便方法是使用“格式工具栏”按钮，更全面的设置则可在“格式”菜单中调用“字体对话框”来进行。使用格式刷可以将用前两种办法生成的字符格式作为样本，快速复制到其它需要这一格式的文本之中。
具体操作步骤如下：①选中包含所需格式（如楷体、五号、带下划线、红色）的字符。②单击或双击常用工具栏上的格式刷按钮以提取样本格式，这时鼠标指针在原I形光标前多了一把小涂刷。单击或双击的区别是，单击后只能将样本格式复制一次，复制完成后鼠标指针恢复原状；双击后则可以连续复制任意次，完成后需要再次单击格式刷按钮，鼠标指针才能恢复原状。③移动鼠标指针到需要此格式的文本的开始位置，按下左键拖动刷至结束位置，松开鼠标时，刷过的文本范围内的所有字符格式自动与样本格式一致。
目前使用的某些字体软件，许多字体类型如魏碑、姚体、行楷等不含标点符号，当你将一段文本设为这类字体时，或许就会发现标点符号居然都不见了。其实办法很简单，你只需选中少量文本，将其字体设为含有标点符号的格式（如宋体等），再用鼠标双击格式刷按钮，然后在消失了的标点符号所在位置，依次用格式刷刷过，那些标点符号便会活灵活现的重新展现在你的面前。
段落格式的快速复制
一份文档的外观，除了字符格式外，还取决于段落的格式编排，如段落的缩进、前后间距、行距以及边框、底纹等。使用格式刷可以将设定好的段落格式(包括整个段落中通用的字符格式信息)快速复制到其它段落，使其与样本段落的格式完全相同。它还可以用来对作为特殊段落的各级标题进行格式设置，较使用样式操作更为方便的快速实现同级标题的前后一致。
具体操作步骤如下：①选中含有样本格式的段落，或直接将插入符放在该段落中。②单击或双击常用工具栏上的格式刷按钮（其含义及鼠标指针恢复操作同前所述），鼠标指针变为涂刷状。③依次移动鼠标指针到需要设置此格式的段落中并单击鼠标左键，即可完成对样本格式的复制。如果需要在整个段落中完整复制样本段落所包含的字符信息，则需刷过整个段落。
单元格格式的快速复制
在Excel工作表中，对单元格格式的设置包括数字格式、对齐方式、字体格式及边框、底纹等。如果有多个单元格需要相同的格式，可以不必一一设置，而通过格式刷来快速完成。使用格式刷可以将选定的单元格或单元格区域的所有格式信息作为样本，依次复制到别的单元格或单元格区域中。
其操作步骤如下：①选定包含样本格式的单元格（或区域）。②单击或双击格式刷按钮，这时鼠标指针在原十字形光标后多了一把小涂刷。③移动鼠标指针，依次在需设置新格式的单元格上单击鼠标左键，即可完成格式设置；如果需将样本格式一次性复制到某一连续区域的所有单元格中，则将鼠标指针移至该区域的左上角单元格，按住鼠标左键拖动，所有刷过的单元格都会自动接受样本格式。